Soumettre une facture & conseils

Présentation et conseils sur l'envoi de factures aux clients via LeapAP.

Il existe deux façons de soumettre une facture en tant que fournisseur:

1. Envoyer la facture par courriel à une adresse courriel unique à la propriété spécifique (recommandé)
2. Télécharger la facture sur un lien unique à la propriété spécifique

Vous pouvez trouver à la fois les adresses courriel uniques et les liens de téléchargement dans le courriel d'instruction de soumission de facture que vous avez reçu de LeapAP au moment de votre première inscription pour cette propriété.

• Ce courriel a été envoyé au moment ou vous avez été inscrit pour la première fois pour une propriété avec le sujet "Comment soumettre des factures à (nom de propriété)"

Alternativement, vous pouvez les trouver dans le portail du fournisseur LeapAP:

• Connectez-vous à https://app.condoworks.co
• Cliquez sur "Clients" dans la barre de recherche du haut et ensuite sélectionnez "Tout" dans le menu déroulant pour afficher une liste de tout vos clients avec leur courriel et lien de soumission de facture associés.

Et finalement, vous pouvez également contacter votre client qui peut vous fournir votre courriel et lien de soumission de facture.

Conseils

1. Méthode recommandée: par courriel
   
   1. La facture doit être envoyée en tant que pièce jointe au courriel. LeapAP ne sera pas en mesure de lire une facture qui se trouve uniquement dans le corps d'un courriel.
   2. Ne joignez qu'une seule facture par courriel. Si vous avez plusieurs factures à envoyer à la même propriété, veuillez les envoyer dans des courriels séparés.
2. Format de facture recommandé: PDF
   
   1. LeapAP peut traiter les formats de fichier suivants:  PDF, JPG, PNG 
   2. Un fichier PDF est plus simple à lire par LeapAP et le traitement est plus rapide et précis 
3. Conseils pour envoyer des fichiers de type photo
   1. Ce ne sont pas toutes les factures qui peuvent être créées à partir d'un système ou en format PDF. Pour vous assurer que votre facture est traitée précisément et rapidement: 
      
      1. Prenez une photo claire sur une surface plate et avec un bon éclairage
      2. Assurez-vous que l'écriture est lisible
      3. Assurez-vous que la photo envoyée est dans le bon sens 
4. Configurer votre système de comptabilité 
   1. La plupart des systèmes comptables peuvent être configurés pour que votre facture soit envoyée en fichier PDF en pièce jointe à un courriel spécifique
   2. Changer un courriel: il y a normalement une section « profil du fournisseur » où vous pouvez changer où la facture est envoyée par courriel 
      1. Note: LeapAP utilise un courriel de soumission unique pour chaque propriété. Si vous travaillez avec plusieurs propriétés, vous utiliserez un courriel unique pour chaque propriété. 
      2. Si vous travaillez avec plusieurs propriétés, assurez-vous qu'elles sont toutes configurées comme des vendeurs différents dans votre système comptable
   3. Mettre un PDF en pièce jointe: la plupart des systèmes enverront la facture en PDF en pièce jointe par défaut. Si ce n'est pas le cas dans votre système comptable, vous devrez changer ce paramètre. 

Vidéo guide - Soumettre une facture (Anglais seulement)