Les paiements préautorisés (PPA) sont supporté sur LeapAP pour les comptes fournisseurs. Lorsqu'ils sont activés, les PPA permettent à LeapAP d'enregistrer automatiquement les paiements dans votre système comptable au moment de la synchronisation des factures, ce qui réduit le travail manuel et garantit l'enregistrement des paiements dans les meilleurs délais
Comment les PPA fonctionne
Lorsque vous entrez une facture dans LeapAP, vous pouvez sélectionner le compte du fournisseur dans la liste déroulante.
- Si le compte sélectionné est configuré pour PPA, LeapAP enregistrera automatiquement le paiement PPA dans votre système comptable connecté lorsque la facture est synchronisée
- La date de paiement enregistrée suivra le paramètre PPA défini pour ce compte fournisseur
[Capture d'écran: écran d'une facture affichant le menu déroulant du numéro de compte]
Règles de date de paiements
Chaque compte fournisseur configuré pour PPA a un paramètre PPA qui détermine la date de paiement
- Certains fournisseurs peuvent être configurés pour enregistrer le paiement à la date de facturation
- D'autres peuvent utiliser un nombre spécifique de jours après la date de facturation
- La date de paiement est toujours tirée de la configuration PPA du fournisseur
[Capture d'écran: Paramètre du fournisseur PPA dans LeapAP]
Lorsque l'enregistrement PPA échoue
Dans certains cas, des conditions et règles peuvent empêcher LeapAP d'enregistrer le paiement PPA dans votre système comptable
- Lorsque cela se produit, une barre de notification apparaîtra en haut de la facture qui fournissera des détails à propos de l'échec et des conseils pour le résoudre
- Une fois que la condition à l'origine de l'échec est résolue (à condition que cela se produise dans les 90 jours suivant la synchornisation initiale de la facture), LeapAP enregistrera automatiquement le paiement PPA dans le système comptable
[Capture d'écran: écran d'un facture indiquant un échec PPA]
Suivre le statut PPA dans l'onglet Historique
L'onglet Historique de la facture fournit des messages détaillés concernant le statut des paiements PPA
- Succès PPA – Le paiement a été enregistré avec succès dans le système comptable
- Erreur PPA – L'enregistrement a échoué en raison d'une condition ou d'une règle non respectée
- Réessai PPA annulé – Le PPA n'était pas capable d'être enregistré dans les 90 jours et les essais ont été interrompus
[Capture d'écran: onglet Historique des Factures affiche les messages d'état PPA]
Points clés à retenir
- PPA automatise le paiement des factures des fournisseurs ayant activé PPA
- Les dates de paiement suivent la configuration PPA de chaque fournisseur
- Si une condition empêche l'enregistrement du PPA, LeapAP terminera l'enregistrement une fois que la condition sera résolue (dans un délais de 90 jours)
- L'onglet Historique permet de visualiser le statut des paiements PPA