Fréquences de facturation des services publics et alertes de facture manquante

LeapAP s'attend à ce que chaque compte de service public enregistré reçoive une facture selon un cycle régulier. Si une facture n'arrive pas à la date prévue, LeapAP peut vous envoyer un courriel afin que vous vérifiiez le portail du fournisseur avant qu'un paiement soit manqué.

Cette fonctionnalité n'est pas activée par défaut pour les clients.

Comment la fréquence de facturation est établie

Chaque compte utilise la première des valeurs suivantes qui est disponible :

1. Fréquence du compte: une fréquence définie sur le compte.
2. Fréquence calculée: calculée par LeapAP à partir des factures récentes du compte.
3. Fréquence du fournisseur: le cycle de facturation habituel de ce fournisseur.
4. Valeur par défaut: 30 jours.

Comment LeapAP la calcule

Une fois par mois, LeapAP les factures les plus récentes du compte et associe l'intervalle entre elles au cycle de facturation standard le plus proche tel que chaque mois ou chaque trimestre. Une fréquence établie par l'usagé n'est jamais modifiée.

Modifier la fréquence de facturation d'un compte

Rôle requis : EditVendorClient

1. Open la configuration du fournisseur puis naviguer vers la liste des comptes
2. Cliquer sur le bouton de modification près de la fréquence de facturation du compte
3. Entrer le nombre de jours entre chaque facture et cliquer sur Sauvegarder.

Laissez le champ vide pour revenir à la fréquence calculée ou à celle du fournisseur.Activer les alertes de facture manquante

Activer les alertes de facture manquante

Pour activer l'option d'alertes des factures manquantes, veuillez contacter l'équipe de soutien de LeapAP. Tous les usagers avec le rôle EditIntegrationCredentials recevra les notifications.

Lorsque vous recevez une alerte

Un compte est inclus lorsque sa facture a plus de 15 jours de retard par rapport à la date prévue. Vérifiez le portail du fournisseur, puis :

• Si une nouvelle facture se trouve dans le portail, consultez l'Historique des exécutions de l'intégration du compte.
• Si le fournisseur facture moins souvent qu'indiqué, modifiez la fréquence de facturation du compte.
• Si le numéro de compte a changé, utilisez Renommer le compte pour le remplacer par le nouveau numéro de compte
• Si l'identifiant est incorrect, mettez le statut d'enregistrement à NEW et utilisez Mettre à jour l'identifiant pour mettre à jour le nom d'utilisateur et le mot de passe du portail.
• Si le compte est fermé, mettez son statut d'enregistrement à ACCOUNT-CLOSED.